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 La
production de documents électroniques est aujourd’hui une réalité pour votre
entreprise. Chacun de vos collaborateurs est à tout moment auteur ou lecteur de
documents Office. Mais la gestion des documents reste peu organisée et vous
déplorez,
En matière d’accès aux documents :
- En règle générale, seul l’auteur retrouve facilement ses documents.
L’accès n’est pas aisé sans connaissance précise de la structure des
répertoires et la compréhension des noms de fichiers parfois peu explicite.
- La navigation dans les répertoires de stockage des documents est peu
aisée.
- Vous exploitez une diversité de fichiers de format différents (Word,
Excel, PowerPoint, Html, Pdf, …)
- Vos moteurs de recherche sont lents et peu efficaces. Vous pouvez certes
effectuer une recherche sur « tous les fichiers contenant un mot » mais
celle-ci est lente et peu efficace. Il est souvent plus facile et plus rapide
de trouver une information sur Internet qu’un document dans l’entreprise.
Concernant la collaboration :
- La création de documents complexes exige la collaboration de plusieurs
auteurs/relecteurs. L’usage de la messagerie et le stockage de multiples
versions d’un même document en cours d’élaboration sont aujourd’hui vos seuls
outils.
- Il vous est impossible de stocker l’ensemble des versions antérieures d’un
document sans effort supplémentaire ou prendre le risque de suppression
malencontreuse.
- Absence de contrôle de version des documents. Lorsque plusieurs personnes
travaillent sur un même document, il est difficile de fusionner toutes ces
versions en un document unique.
- Vous n’êtes pas prévenu de l’évolution ou de la mise à jour d’un document
(sauf si l’auteur pense à vous envoyer un mail)
- L’approbation et la diffusion d’un document approuvé n’est pas prise en
charge de manière adéquate.
- Il n’existe pas de structure ou d’outil permettant de gérer les
discussions ou remarques à propos des documents.
Concernant la sécurité :
- Vos documents sont stockés dans des répertoires sur lesquels des droits
d’accès ont été configurés par l’administrateur de votre réseau.
- Il est difficilement concevable de déléguer la gestion de ces droits à un
utilisateur non-informaticien.
- Des milliers de documents inutiles, obsolètes encombrent vos serveurs de
fichiers. Des centaines de répertoires dont la structure vous échappe ont été
créés anarchiquement par les utilisateurs et plus aucune politique de sécurité
efficace ne peut y être associée.
En conclusion, en matière de gestion des documents, les limites de votre
organisation et les pertes de temps inhérentes sont vécues par vos utilisateurs
comme une véritable frustration et par les responsables de votre entreprise
comme un manque de productivité flagrant.
 La
solution doit vous permettre de :
- faciliter la recherche des documents
- organiser la gestion documentaire en intégrant de puissantes fonctions de
collaboration
- gérer un processus complet d’approbation
- offrir de fortes garanties de sécurité d’accès
- déléguer aisément la gestion des droits par certains utilisateurs
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Pour vos collaborateurs, il faut que la solution soit :
- facile à mettre en œuvre
- considérée par eux comme une extension des fonctionnalités déjà
maîtrisées
- conditionnée par une formation légère
- totalement intégrée à Microsoft Office
- accessible depuis tous leurs périphériques, en tout moment et en tout
lieu
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Pour votre service informatique, il convient que la solution soit :
- d’administration légère
- parfaitement intégrée aux choix stratégiques de l’entreprise
- basée sur des technologies éprouvées
- riches de fonctionnalités en matière de sécurité
- ouverte au développement de solutions et/ou d’applications spécifiques
 Fort de
plusieurs projets réussis dans le domaine des portails d’entreprise, InfoProject
vous propose une gamme complète de prestations incluant :
- Accompagnement dans la définition de vos besoins (Audit, études
préalables, identification des investissements)
- Construction du projet de services
- Intégration des serveurs et des logiciels
- Animation des groupes de projet (Organisation du stockage et des
méta-données)
- Recherche et mise en œuvre de composants logiciels additionnels (Scripts,
Webparts,…)
- Développement de composants spécifiques
- Migration du fond documentaire vers le portail d’entreprise
- Mise en place du site Portail Intranet
- Gestion de la sécurité (Règles d’administration, Logs, Antivirus,
Sauvegarde, …)
- Rédaction des procédures d’exploitation
- Transfert de compétences en direction des responsables d’exploitation
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